Analisi delle nuove normative relative alla procura tramite sportello unico.

Il lancio ufficiale della funzione di procura nell'ambito del sistema di ispezione territoriale "Sportello Unico" per il commercio internazionale rappresenta un passo significativo verso il miglioramento delle procedure di sdoganamento e ha un profondo impatto sul lavoro di ispezione e dichiarazione di quarantena svolto dagli agenti di esportazione.

Cambiamento fondamentale:Nel sistema di ispezione territoriale “Single Window”,Contratto di procura elettronicaè diventato un prerequisito obbligatorio per la dichiarazione. Se non esiste un accordo di procura online valido tra le imprese interessate, il sistemanon emettere automaticamente il registro elettronico(ad eccezione, temporaneamente, della richiesta di imballaggio per merci pericolose destinate all'esportazione).

Importanza del registro elettronico:Il registro elettronico è un documento fondamentale per la dichiarazione e lo sdoganamento delle merci destinate all'esportazione. Senza di esso, le merci non possono essere dichiarate per l'esportazione in modo regolare. Pertanto, questa modifica incide direttamente sulla possibilità di svolgere le attività commerciali senza intoppi.

Modifiche specifiche e impatti sul lavoro di dichiarazione degli agenti di esportazione

1. Cambiamento fondamentale nei preparativi pre-dichiarazione

Passato:Probabilmente era sufficiente raccogliere le procure cartacee o assicurarsi che le informazioni relative al rapporto di parentela fossero corrette durante la dichiarazione.
Ora:È obbligatorioPrimaEffettuare l'ispezione e la dichiarazione di quarantena per garantire che tutte le parti interessate abbiano completato la firma online del contratto di procura elettronica sulla piattaforma "Sportello Unico". Questa attività deve essere guidata e sollecitata da voi (in qualità di procuratori) affinché i vostri clienti la completino.

2. È necessario distinguere chiaramente le tipologie di attività e firmare i relativi accordi.

È necessario stabilire quali parti debbano firmare gli accordi in base al tipo di dichiarazione. Non si tratta più di un vago "è sufficiente avere una delega", ma richiede precisione riguardo ai ruoli specifici all'interno dell'azienda.

Scenario uno: Ispezione delle merci in uscita e dichiarazione di quarantena (il più comune)

● Accordi richiesti:

1. Accordo di procura tra ilUnità richiedentee ilMittente.
2. Accordo di procura tra ilMittentee ilUnità di produzione.

Esempio illustrativo:

(1) Tu (Sponsor doganale A) agisci comeUnità richiedente, rappresentando una società commerciale (Società B) per esportare un lotto di merci prodotte dalla fabbrica (Fabbrica C).
(2) Rottura della relazione:
Unità richiedente = Agente doganale A
Mittente = Azienda B
Unità di produzione = Stabilimento C
(3) È necessario assicurarsi della firma di:
Agente doganale A ←→ Società B (l'unità richiedente delega al mittente)
Azienda B ←→ Stabilimento C (Il committente delega all'unità di produzione)

Scenario due: Dichiarazione di imballaggio per merci pericolose esportate

● Accordi richiesti:

1. Accordo di procura tra ilUnità richiedentee ilProduttore di imballaggi.
2. Accordo di procura tra ilUnità richiedentee ilUnità utente di confezionamento.

● Esempio illustrativo:

(1) Tu (Sponsor doganale A) agisci comeUnità richiedente, dichiarando l'imballaggio utilizzato per i prodotti (merci pericolose) di un'impresa chimica (Azienda D). L'imballaggio è prodotto dallo stabilimento E e caricato dalla stessa Azienda D.
(2) Rottura della relazione:
Unità richiedente = Agente doganale A
Produttore di imballaggi = Fabbrica E
Unità utente imballaggio = Azienda D
(3) È necessario assicurarsi della firma di:
Agente doganale A ←→ Fabbrica E(L'unità richiedente delega al produttore di imballaggi)
Agente doganale A ←→ Azienda D(L'unità richiedente delega all'unità utente di confezionamento)

Nota:Questo scenario non è temporaneamente influenzato dalla nuova norma, ma si raccomanda vivamente di operare secondo questo standard in previsione di futuri requisiti o di ulteriori normative doganali locali.

1.Il ruolo dell'agente si trasforma da "esecutore" a "coordinatore" e "revisore".

Il tuo lavoro ora include aspetti cruciali di coordinamento e revisione:

● Coordinamento:È necessario spiegare le nuove normative al mittente (il vostro cliente diretto) e guidarlo nella procedura di firma dell'accordo con il suo stabilimento di produzione tramite lo Sportello Unico. Ciò potrebbe comportare la formazione dei vostri clienti.

● Revisione:Prima di ogni dichiarazione, è necessario accedere allo Sportello Unico, andare al modulo “Accordo di Procura” eConfermare che tutti gli accordi richiesti siano stati firmati online e siano in stato di validità.Questo dovrebbe diventare un passaggio obbligatorio nella vostra nuova procedura operativa standard (SOP).

2.Necessità di potenziare le capacità di controllo del rischio

● Chiarimento delle responsabilità: La firma di accordi elettronici documenta il rapporto di delega all'interno del sistema doganale, chiarendo i rapporti giuridici. In qualità di agente, è necessario assicurarsi che il contenuto dell'accordo sia corretto.

● Evitare l'interruzione dell'attività:Se il registro elettronico non può essere generato a causa di accordi non firmati o errori di firma, ciò comporterà il blocco delle merci in porto, con conseguenti costi aggiuntivi di sosta, spese di detenzione dei container, ecc., che porteranno a reclami da parte dei clienti e perdite finanziarie. È necessario mitigare proattivamente questo rischio.

Guida operativa per gli agenti di esportazione

1. Apprendere immediatamente le procedure operative:Scaricate e studiate attentamente il capitolo relativo alla "Procura" nel manuale utente dell'edizione standard "Single Window". Familiarizzatevi con l'intero processo di firma online.
2. Aggiorna i modelli di notifica e contratto per i clienti:Inviate comunicazioni formali a tutti i clienti, attuali e potenziali, spiegando questa nuova normativa. Potete creare una semplice guida operativa o un diagramma di flusso che illustri ai clienti (consignatari) come firmare gli accordi con i loro stabilimenti di produzione.
3. Revisionare le liste di controllo interne per il lavoro:Aggiungi una fase di "Verifica dell'accordo di delega dell'autorizzazione" al flusso di lavoro della dichiarazione di ispezione. Prima di inviare la dichiarazione, il personale designato deve verificare che tutti gli accordi siano in vigore.
4. Comunicazione proattiva:Per le nuove attività di delega, al momento dell'accettazione dell'ordine, è fondamentale informarsi e confermare proattivamente informazioni quali "Unità richiedente", "Spedizioniere", "Unità di produzione", ecc., e avviare immediatamente la procedura per sollecitare la firma del contratto. Non bisogna aspettare fino a poco prima della dichiarazione doganale per occuparsene.
5. Utilizzare le clausole di esenzione (con cautela):Al momento, le richieste di autorizzazione per l'imballaggio di merci pericolose destinate all'esportazione non sono temporaneamente interessate, ma è consigliabile seguire le nuove normative, poiché le politiche potrebbero essere aggiornate in qualsiasi momento e le procedure standardizzate possono ridurre la probabilità di errori.

In sintesi, questa funzione realizza l'elettronizzazione, la standardizzazione e la forte validazione dei rapporti di delega per le dichiarazioni di ispezione e quarantena. In qualità di agente di esportazione, il vostro cambiamento fondamentale consiste nel passare dalla semplice "gestione delle procedure per conto terzi" al ruolo di "centro di coordinamento e controllo dei rischi" per l'intera catena delle dichiarazioni. Adattarsi a questo cambiamento vi aiuterà a migliorare la professionalità del servizio, a evitare rischi operativi e a garantire la fluidità dell'esportazione delle merci dei vostri clienti.